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Kraftweg Zeitmanagement: So schaffen Sie sich die wichtigste Ressource zum Erholen

Zeitmanagement ist weniger ein Kraftweg, der Sie an einen Ort bringt, sondern vielmehr eine essentielle Fähigkeit, die Sie unbedingt erlernen sollten. Denn nur, wenn Sie ihr Zeitmanagement wirklich im Griff haben, finden Sie eine langfristig gute (=gesunde) Balance zwischen Stressfaktoren und Erholung. Zeitmanagement wird aber leicht missverstanden. Und zwar so, dass man glaubt, Menschen mit guten Zeitmanagement können noch viel mehr Punkte in Ihrem Terminkalender unterbringen. Das Gegenteil ist der Fall!

Erst die großen Brocken, dann die kleinen

In dem Buch Zeitmanagement für Dummies wird ein bekanntes Beispiel mit einem Eimer und Steinen angeführt. In dem Beispiel legt der Vortragende eines Zeitmanagement-Seminars erst die große Steinbrocken und danach immer kleinere hinein, bis er schließlich den Eimer mit Kieselsteinen Stück für Stück versucht vollzumachen. Auf die Frage nach der Bedeutung antwortet ein Teilnehmer: „Egal wieviele große Brocken wir zu erledigen haben, es passt immer noch etwas dazwischen.“

So logisch diese Interpretation klingen mag, so falsch ist sie. Denn der Vortragende wollte auf etwas ganz anderes hinaus. Der Eimer galt schon viel früher als gefüllt – auch ohne die kleinen Steinchen. Und das sollte zeigen, wie wichtig die großen Brocken sind. Eine kleine Aufgabe kostet auch viel Zeit, bringt aber viel weniger.

Erst die dringenden Aufgaben, dann die wichtigen

Ein ähnliches Gleichnis bietet das Beispiel von dringenden und wichtigen Aufgaben. Welche Aufgaben würden Sie zuerst erledigen? Keine allzu leichte Aufgabe auf den ersten Blick. Denkt man darüber nach, kann die Antwort allerdings ganz klar nur „die Dringenden“ sein. Diese müssen ja bald erledigt sein, mti den anderen hält man sich mit einer Aufgabe auf, die noch gar nicht nötig ist. Und wenn Sie nach diesem Schema vorgehen, werden Sie eine erstaunliche Beobachtung machen: Viele der vermeintlich wichtigen Aufgaben, die aber gar nicht dringend sind, sind gar nicht so wichtig. Sie lösen sich nämlich oft von selbst.

Was ist das Ziel von gutem Zeitmanagement?

Zum Bestseller avancierte das Buch „Die 4-Stunden Arbeitswoche“ von Tim Ferris. Herr Ferris beschreibt darin, wie er es schaffte seine 60+-Stunden-Woche in eine 4-Stunden-Woche zu verwandeln und will darin seinen LeserInnen einen Fahrplan für seine Methode in die Hand geben. So wenig man von seiner Art halten mag (er setzt viel auf Outsourcing in ein Billiglohnland – unter anderem sogar in privaten Angelegenheiten), so klug muss man manche Ratschläge darin jedoch sehen.

Z.B. habe ich sehr gute Erfahrungen mit dem Tipp „Lesen Sie Ihre E-Mails nicht als erstes in der Arbeit“ gemacht. Diese kosten wirklich meist 1,5 oder mehr Stunden und man war noch gar nicht produktiv. Das ist vor allem dann besonders prekär, wenn Sie in der Früh am produktivsten sind. Dann sollten Sie diesen Tipp beherzigen. Wäre es nämlich sehr dringend, so hätte diese Person sie bereits angerufen. Und um zum Anfang dieser Seite zurückzukehren: In dieser Zeit, die Sie für die Mails benötigen, hätten Sie vielleicht bereits eine Aufgabe erledigt, die einerseits als großer Brocken zu betrachten ist, andererseits auch als dringend.

Literaturtipps für Zeitmanagement

von der Stiftung Warentest

Zeitmanagement für Dummies

4-Stunden-Woche

ein Artikel der Zeitschrit „Die Zeit“